… im Zweifel der, der bestellt hat.
Mit der Bestellung für Dritte ist das so eine Sache. Wenn vom Dritten nämlich der Erhalt der Ware oder gar eine Bestellung abgestritten wird, hat man als Auftragnehmer u. U. schlechte Karten. Das muss aber nicht sein, wenn man es mit der Erfassung der, für den Auftrag relevanten Daten sehr genau nimmt.
Generell gilt, auch vermeintlich bekannte Daten zum Auftraggeber (gerade auch bei alten Kunden) noch einmal soweit wie möglich (tagesaktuell) zu überprüfen und schriftlich festzuhalten. Das mag etwas realitätsfremd klingen, erspart einem aber im Fall der Fälle ggf. viel Ärger. Diese Genauigkeit sollte man sich zu eigen machen, und das bereits mit Annahme des Auftrages. Ein spezielles Augenmerkt sollte immer der Frage gelten, WER bestellt hat. Besondere Sorgfalt ist erforderlich, wenn der Auftraggeber für einen Dritten handelt, bzw. in dessen Auftrag eine Bestellung tätigt. Die Überprüfung der Vollmacht des Bestellers oder sonstige Vertretungsmacht ist ein absolutes Muss, welches gerne mal hinten runterfällt (und sich nicht selten später rächt). Alle Daten zum Besteller, die Vollmacht und alle Daten zum Dritten, in dessen Auftrag der Besteller handelt, sind genauestens zu dokumentieren. Hier kann auch die Aufnahme z. B. der Vornamen, der Uhrzeit, Art und Weise der Bestellung etc. nicht schaden. Vorsicht bzw. besondere Sorgfalt ist geboten, wenn die Rechnungsadresse sich von der Bestelladresse unterscheidet oder wenn es sich um eine so genannte „Bestellung auf Zuruf“ handelt. So eine vermeintlich schnelle, unkomplizierte Bestellung kann schnell zum „verletzungsträchtigen“ Bumerang werden, wenn der „Zurufer“ nicht auf seine Vollmacht und seine Personalien hin überprüft und dokumentiert wird.
Vieles würde im Geschäftsalltag ohne Bestellungen für Dritte nicht funktionieren und es wäre für Unternehmer fatal, sich dem zu verweigern. Ich appelliere aber immer wieder an alle, die Aufträge entgegennehmen und bestätigen, Sorgfalt im Umgang mit Kundendaten walten zu lassen und jeden Kunden so zu behandeln, als wäre es ein Erstkontakt, als würde man eine „Kundenakte“ mit allen wichtigen Daten neu anlegen. Die Anrede, der vollständige Name, dessen genaue Schreibweise, die genaue Adresse mit allen eventuellen Zusätzen (z. B. Halle 9), die genau Firmenbezeichnung mit Rechtsform wie z. B. GmbH, die Vollmacht (möglichst mit Erteilungsdatum – bzgl. der Aktualität) sollten sorgfältig festgehalten werden. Das gilt sowohl für den Besteller in diesem Fall, als auch für dessen Auftraggeber, den Dritten. An diesen geht dann die Rechnung und er hat zu zahlen, handelte der Besteller tatsächlich mit Vollmacht in seinem Namen. Hatte der Besteller keine Vollmacht und der Dritte verweigert die Begleichung der Rechnung, hat der Besteller zu zahlen. Es wäre dann fast fahrlässig, hätte man von ihm keine vollständigen Personalien erfasst.
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