Im Geschäftsalltag spielt der Zeitfaktor häufig eine große Rolle. Und so scheint es nur allzu verständlich zu sein, dass dabei nicht selten die Sorgfalt auf der Strecke bleibt. Das aber kann fatale Folgen haben und sogar einen erheblichen Zeitmehraufwand nach sich ziehen, wenn man es z. B. versäumt hat festzustellen, wer genau einen Auftrag erteilt, eine Ware in Empfang genommen oder die ordnungsgemäße Durchführung einer Leistung bestätigt hat. Ist es vermeintlich ein zu hoher zeitlicher Aufwand, zu dokumentieren, wer wann und wofür einen Auftrag erteilt hat, die genaue Firmierung inkl. der dazugehörigen Rechtsform oder z. B. auch den Vor- und Zunamen des Inhabers eines Gewerbebetriebes schriftlich festzuhalten, dann muss man sich nicht wundern, wenn man im Zweifelsfall Schwierigkeiten hat herauszufinden, wen genau man als Schuldner in Anspruch nehmen kann. Ja, selbst wenn man z. B. bei der Ausgabe einer Ware, für die die „Rechnung (laut Abholer) wie immer an die Firma A“ geht, nicht vergessen hat, sich z. B. den Abholschein unterschreiben zu lassen… Mal im Ernst – wer kann so eine Unterschrift wirklich lesen oder wenigstens den Abholer im Ernstfall noch beschreiben? Solche „Bestellungen auf Zuruf“ sind im Geschäftsleben keine Seltenheit und häufig geht alles glatt. Wenn aber nicht, wenn die Firma A niemanden losgeschickt hat, Ware abzuholen und vielleicht sogar auch wirklich keine bekommen hat, hat der Verkäufer u. U. nichts in der Hand, womit der Abholer identifiziert werden kann. So eine Forderung dann zu realisieren, ist fast unmöglich. Mal eben eine schnelle Unterschrift, wer kennt das nicht?! Wer hat nicht schon einmal z. B. ein Paket für einen Dritten angenommen und auf einem hingehaltenen, fast blinden Display einfach nur unterschreiben müssen und sich hinterher gefragt, wer das später eigentlich noch lesen können soll…
Im Geschäftsleben kann sich Eile bitter rächen. Mal eben ein Anruf bei der Firma A, ob der Abholer befugt ist…, eben eine Kopie des Personalausweises (seit Juli 2017 ist dies mit Zustimmung des Ausweisinhabers im Regelfall erlaubt), eine Notiz zum Kennzeichen des (Firmen-)wagens, das Bestehen auf einer leserlichen Unterschrift usw., sollte für beide Seiten ein zumutbarer Zeitaufwand sein. Sorgfalt in allen Geschäftsbereichen wird seriöse Kunden eher anziehen als abschrecken.
Möglichst sollte jeder Schritt, jede Geschäftshandlung schriftlich dokumentiert werden. Das gilt für ein Angebot genauso wie für ein Abnahmeprotokoll (inkl. eventueller Mängel) einer Handwerksleistung, für einen Auftrag, einen Lieferschein genauso wie für eine Rechnung, eine Mahnung, kurz – für jeden einzelnen Schritt.
Sorgfalt sollte man außerdem auch in Bezug auf die einmal im System eigegebene Daten walten lassen. Sind sie noch aktuell? Hat z. B. der Geschäftsführer gewechselt o. ä.. Genauigkeit ist besonders auch dann gefragt, wenn die Rechnungsanschrift nicht mit der Lieferanschrift übereinstimmt. Das ist im Geschäftsleben durchaus ja nichts Ungewöhnliches, aber will man auf Nummer sicher gehen, sollte man sich auch notieren, an wen genau die Ware ausgeliefert wurde, muss man einmal die Rechte aus verlängertem oder erweitertem Eigentumsvorbehalt geltend machen. Diese wiederum sollten in den eigenen AGB festgeschrieben sein, die man sich im besten Falle von einem Anwalt individuell abgestimmt hat aufsetzen lassen.
Sorgfalt ist also überall gefragt, sollte ernst genommen werden und nicht der Zeitersparnis zum Opfer fallen. Diese vermeintliche Ersparnis kann schnell zum Bumerang werden. Sollte man doch einmal die Hilfe eines Rechtsdienstleisters beim Forderungseinzug benötigen, so braucht dieser zumindest eine Chance, helfen zu können. Gibt es kaum oder gar keinerlei brauchbare Dokumentationen, kann auch er nicht zaubern.
Mehr Dazu: https://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/bitte-identifizieren-sie-sich.html