Mahnungen sind im Geschäftsalltag immer wieder ein Thema. Wer seine Buchhaltung auf Vordermann hat, merkt sofort, wenn eine Rechnung fällig ist. Nach meiner Erfahrung wird oft noch viel zu lange gewartet, ob das Geld in absehbarer Zeit nicht doch noch ‚eintrudelt‘. Das ist nicht selten blauäugig. Wichtig ist, sofort zu reagieren! Es kann ja durchaus sein, dass einem Kunden mal eine Rechnung durchrutscht. Dann ist eine zeitnahe Mahnung für beide Seiten ein ‚Gewinn‘. Das Unternehmen setzt u. U. seine eigne Liquidität nicht aufs Spiel und der Kunde ist vielleicht sogar dankbar für eine Erinnerung – und zahlt. Soweit der Idealfall.

Bei eher zahlungsunwilligen statt vergesslichen Kunden ist ein konsequentes Mahnwesen gleich nach Fälligkeit der Rechnung noch wichtiger, denn es macht unmissverständlich deutlich, dass man sein Geld möchte und davon auch nicht abweichen wird. Wer sich generell mit Mahnen schwer tut, sollte bedenken, dass eine Mahnung allein aus rechtlichen Gesichtspunkten in Hinblick auf die Zahlung von eventuell entstandenem  Verzugsschadens durch den Schuldner wichtig sein kann. Für die Zahlung von Verzugsschaden durch den Schuldner ist aber Voraussetzung, dass dieser in Verzug kommt, was eben oft durch eine Mahnung erreicht wird. 

Zwei bis drei Mahnungen in höflichem aber deutlichem Ton im Abstand von 7 bis 10 Tagen sind üblich. Die letzte Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, eine eindeutige Zahlungsfrist enthalten und u. U auch den Hinweis auf weitere rechtliche Schritte (die man dann natürlich auch einleiten sollte. Heiße Luft allein bringt nichts.)

Für eine Mahnung gibt es zwar keine Formvorschrift, aber m. E. ist die schriftliche der mündlichen auf Grund der eventuell benötigten Beweiskraft vorzuziehen. Auch können und sollten in einer schriftlichen Mahnung alle wichtigen Eckdaten aufgeführt werden wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, genaue Bezeichnung der Lieferung oder Leistung etc., die dem Kunden helfen, die Mahnung zuordnen zu können.

Wenn alles auch noch so konsequente zeitnahe Mahnen keinen Erfolg gebracht hat, kann ich nur raten, die Forderung einem Profi-Rechtsdienstleister zu überlassen. Vielleicht bekommt der noch eine außergerichtliche Lösung zustande, die einem Gang vor Gericht vorzuziehen ist. Aber sollte dieser Gang doch notwendig sein, ist man dann bereits schon in guten Händen, muss selbst nicht weitere Zeit investieren und – wurde der Kunde in Verzug gesetzt (s.o.) – sind ja ohnehin auch die entstandenen Verzugskosten (Kosten z. B. für Rechtsanwalt oder Inkassobüro usw.) vom Schuldner zu tragen.

weitere Informationen unter: http://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/rechnungen-anmahnen—aber-richtig.html