Nicht selten handeln Unternehmer bei Thema Mahnungen getreu dem Motto: Was Du nicht willst, das man Dir tu, das füg auch keinem andern zu! Das Motto ist ja auch kein schlechtes und wenn jeder so handeln würde, ginge es der Welt besser. Als Unternehmer kann man sich jedoch nicht erlauben, es mit Mahnungen nicht so genau zu nehmen, nur weil man selbst sich ab und an eine Mahnung eingehandelt hat und das als äußerst unangenehm empfunden hat. Eben weil in der schnelllebigen Zeit einmal etwas durchrutschen kann, sind zeitnahe respektvoll und freundlich verfasst Mahnungen für beide Seiten wichtig. Und wer weiß, wie eine korrekte Mahnung auszusehen hat, schiebt sie auch aus Unsicherheit nicht auf. Damit der andere aber weiß, wovon die Rede ist, sollten alle, die Lieferung oder Leistung betreffenden Daten in der Mahnung enthalten sein (Datum, Rechnungsnummer, genaue Bezeichnung der Leistung etc.) und die Formulierung sollte deutlich machen, dass man sein Geld möchte. Auch wenn es für eine Mahnung keine Formvorschriften gibt, würde ich immer schriftlich mahnen und zusehen, dass ich beweisen kann, dass der andere die Mahnung auch bekommen hat (Übergabe vor Zeugen, Einschreiben etc.). Weil es vermeintlich netter klingt, wird beim ersten Schreiben häufig das Wort „Zahlungserinnerung“ benutz, und erst im weiteren Verlauf geht man zum Wort „Mahnung“ über. Ich rate, unbedingt bei nur einer Bezeichnung durchgängig zu bleiben und die auf einander folgenden Schriftstücke (im Abstand von 7 bis 10 Tagen) dann mit 1., 2. und 3. (Mahnung) z. B. zu versehen.
Wichtig ist bei allem, dass man nicht vor Fälligkeit der Rechnung mahnt, nur weil man gerade unbedingt Geld braucht, das Zahlungsziel aber sehr großzügig bemessen hat. Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist unwirksam und setzt den Schuldner nicht in Verzug! Verzug aber ist die Voraussetzung, damit der Schuldner den Verzugsschaden (u. a. Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) zu ersetzen sowie Verzugszinsen zu zahlen hat. Ab der 2. Mahnung kann man Mahnkosten berechnen, wobei in der Regel Pauschalen zwischen 1 € und 5 € von Gerichten ohne Nachweis akzeptiert werden.
Damit der Schuldner einen ernst nimmt, sollte man konsequent und zeitnah, freundlich und respektvoll mahnen, nicht mehr als drei Mahnungen verschicken und alles, was man „androht“ (z. B. Einschaltung eines Rechtsanwaltes oder Inkassounternehmens oder ‚weitere rechtliche Schritte‘), sollte man dann auch umsetzen. Inkonsequenz spricht sich häufig schneller rum, als einem lieb ist. Haben alle außergerichtlichen Bemühungen nicht zum Erfolg geführt, bleibt noch (unbedingt mit professioneller Hilfe!) der Gang zum Gericht (Kosten hierfür sind in der Regel Verzugsschaden).
Wer macht nicht lieber Geschäfte mit einem Partner, den er einschätzen kann, der zuverlässig arbeitet? Unternehmer, die respektvoll aber konsequent und zuverlässig handeln, werden eher positiv wahrgenommen, auch oder gerade weil sie mahnen, denn das basiert in der Regel auf einem guten Firmenmanagement. So einen Partner wünscht sich doch jeder für die eigenen Geschäfte. Wie wäre es dann, selbst so ein Partner für andere zu sein?!
Mehr dazu: https://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/korrektes-anmahnen-von-rechnungen-keine-kunst.html