Vertrauen ist gut, Kontrolle angebracht

LT. Handelsblatt vom 28.7.2021 soll Geiz ein deutsches Phänomen sein. Umso verwunderlicher ist es daher für mich, dass es noch immer viel zu viele Unternehmer gibt, die es mit der Sorgfalt im Geschäftsalltag nicht so genau nehmen. Da wird Ware einfach herausgegeben, nur weil der Abholer „behauptet“, er käme von der Firma XY, mit der man schon lange zusammenarbeitet. Da wird dem Abholer kein Lieferschein zum Unterzeichen vorgelegt, oder wenn doch, die Unterschrift nicht hinterfragt, die allzu oft unleserlich daherkommt. Wird später seitens der Firma XY behauptet, die Ware nie bekommen zu haben, ist nicht nachzuweisen, wer die Ware abgeholt hat. War es tatsächlich ein Mitarbeiter der Firma? War dieser überhaupt abholberechtigt? Mangelnde Sorgfalt kann Unternehmer u. U. teuer zu stehen kommen. Gerade wenn es ums Geld geht, sollte genau hingeschaut und dokumentiert werden.

Es mag dem einen oder der anderen vielleicht etwas unangenehm sein, selbst bei alten bekannten Kunden die Daten immer wieder abzufragen, aber in unserer schnelllebigen Zeit tut sich oft selbst innerhalb kürzester Zeit so viel. Es firmieren Unternehmen neu oder ziehen um, die Personalsituation ändert sich, die Kompetenzen und Zuständigkeiten … Auf der sichereren Seite ist der, der immer mit vollständigen aktuellen Daten arbeitet, lieber zweimal nachfragt, einen Personalausweis lieber einmal zu viel kopiert oder sich den Namen eines Abholers notfalls buchstabieren lässt, anstatt sich mit unleserlichen Hieroglyphen zufrieden zu geben.

Die Zeit, die sich Unternehmer und Mitarbeiter bei der sorgfältigen Aufnahme von Daten bei der Auftragserteilung, der Lieferung bestellter Ware oder auch bei der Bestätigung einer ordnungsgemäß durchgeführten Leistung nehmen, ist selten verschenkte Zeit. Auch die „abgezweigte“ Zeit für eine kurze, den Inhalt und den Gesprächspartner wiedergebende Telefonnotiz, oder z. B. für den Blick aus dem Fenster zur Feststellung des Kennzeichens des Abholerfahrzeuges, ist keine vertane. Im Gegenteil. Sie kann einmal sehr wertvoll sein. Dann nämlich, wenn z. B.  ein Rechnungsempfänger behauptet, die Ware nie bestellt oder erhalten zu haben. Kann hier nichts anderes nachgewiesen werden, kann das im schlimmsten Fall zum Totalverlust der Forderung führen.

Besonders bei Bestellungen von Privatpersonen ist es wichtig, Vor- und Zuname zu notieren. Bei Bestellungen für eine Familie Schmidt z. B. sollte versucht werden, alle Namen zu erfragen, denn nicht für alle solcher Bestellungen gilt eventuell die Solidaritätshaftung.

Bei Werkleistungen ist Bedingung für die Fälligkeit einer Rechnung die Abnahme des Werkes durch den Auftraggeber. Nach Beendigung eines Auftrages ist es daher wichtig, sich vom Auftraggeber schriftlich bestätigen zu lassen, dass die Arbeiten zu seiner Zufriedenheit erledigt wurden. Sollten Mängel festgestellt werden, sollte jede Kleinigkeit so genau wie möglich benannt, schriftlich fixiert und vom Auftraggeber gegengezeichnet werden.

Ich kann nur zur Sorgfalt und nochmal Sorgfalt in Bezug auf die Erfassung von Kundendaten raten, zu einer stets aktuellen Buchhaltung und notfalls zu konsequentem und zeitnahem Handeln.

Mehr zu diesem Thema: https://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/sorgfalt-bei-der-erfassung-von-kundendaten-enorm-wichtig.html

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