Rechnungen richtig anmahnen kann man lernen

Aus Erfahrung weiß ich, dass sich manche Unternehmer mit diesem Thema schwer tun, auch aus dem Grund, weil sie meinen, Kunden dadurch zu verschrecken. Aber ebenfalls aus Erfahrung kann ich sagen, dass eher das Gegenteil der Fall ist. Zahlungs(un)willige Kunden werten ein konsequentes Mahnwesen vielmehr als Zeichen eines gutes Firmenmanagements.

Häufig werde ich gefragt: Schreibt man nun Zahlungserinnerung oder Mahnung? Man kann beide Formulierungen anwenden, sollte dann aber bei einer bleiben. Mahnen kann man nie vor Fälligkeit einer Rechnung, denn dann ist sie unwirksam. Im gesetzlichen Normalfall tritt die Fälligkeit sofort mit dem Vertragsschluss ein. Idealerweise enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit (etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen [AGB] – die jeder Unternehmer haben sollte!) Eigentlich müsste man nicht mahnen, da die Vertragsleistung sogleich nach ihrer Erbringung auch zu bezahlen ist. Da aber im Geschäftsalltag mal eine Rechnung ‚durchrutschen’ kann, sollte man ‚zwangsläufig‘ den Kunden an seine Zahlung ‚erinnern‘ oder diese ‚anmahnen‘. Aus rechtlichen Gesichtspunkten kann eine Mahnung aber erforderlich sein, damit nämlich der Schuldner in Verzug kommt und den Verzugsschaden ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.

Eine Mahnung unterliegt keiner Formvorschrift. Ich würde aber auf Grund der Beweisbarkeit eine schriftliche empfehlen. Üblich sind zwei bis drei (schriftliche) Mahnungen im Abstand von 7 bis 10 Tagen. Mehr als drei würde ich nicht schicken. Man wird sonst unglaubwürdig. Eine Mahnung sollte als solche zu erkennen sein, höflich und unmissverständlich verfasst sein und alle wichtigen Daten wie z. B. das Datum der ursprünglichen Rechnung enthalten. Man sollte den Kunden auch darüber informieren, dass er die Kosten, die er verursacht (z.B. Verzugsschaden, Mahnkosten, Verzugszinsen), ebenfalls zu zahlen hat. Hat man weitere Schritte ‚angedroht‘, sollte man die unbedingt unternehmen. Leere ‚Drohungen‘ lassen einen inkonsequent und unglaubwürdig erscheinen.

Wenn alles Mahnen nichts geholfen hat, kann man noch mit Hilfe eines Inkassobüros oder eines Anwalts versuchen, sich ohne Gericht zu einigen. Hilft auch das nicht, bleibt der Gang vor Gericht. Dafür sollte man sich unbedingt Hilfe an die Seite holen. Die entstehenden Kosten sollte man nicht scheuen, denn in der Regel hat diese der Schuldner zu tragen. – Das Wichtigste beim Mahnen ist zeitnahes Handeln und Konsequenz. Daran hapert es meiner Erfahrung nach am häufigsten. Aber dazu kann man sich „erziehen“, das kann man lernen.

Weitere Informationen unter:

http://www.bremer-inkasso.de/deutsch/Aktuelles/Rechnungen-richtig-anmahnen-.html

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