Nicht zahlende Kunden sind sicherlich ein „Übel“, vor allem, wenn es um die Liquidität eines Unternehmens geht und erbrachte Leistungen müssen ohne Frage vergütet werden. Aber man hat als Unternehmer ehrlicherweise auch eine Eigenverantwortung in Bezug auf seinen Umgang mit offenen Forderungen. Zwar kann man das Geld dem Kunden nicht selbst aus der Tasche ziehen, man kann sich aber als Unternehmer durchaus eine klare, konsequente und strukturierte Vorgehensweise im Forderungseinzug „aneignen“, durch deren Einhaltung man auch für den Fall einer Kundeninsolvenz noch bestmöglich dasteht. Hier folgen die m. E. wichtigsten Punkte kurz zusammen gefasst:
1.) Vom Angebot an unbedingt alles in Schriftform. Eigene, individuelle AGB unter Einbeziehung des normale und des verlängerten Eigentumsvorbehalt erstellen lassen und diese zur Grundlage aller Geschäfte machen. 2.) Ein klares, unmissverständliches Zahlungsziel mit der Nennung eines genauen Datums in der Rechnung angeben (handelsübliche Fristen beachten). 3.) Den Rechnungszugang beweisen können (denn es gehen ja – ‚ups‘ – gerade Rechnungen oft verloren). Bei Bestreiten des Zuganges ist das die wichtige Grundlage für die eventuelle Erstattung von Anwalts- oder Inkassokosten. Die Rechnung vorab faxen oder per Mail senden, dabei Sendeprotokoll bzw. die Lesebestätigung aufheben, sie vor Zeugen persönlich übergeben oder sie gar vom Gerichtsvollzieher zustellen lassen. 4.) Die Erledigung eines Auftrages sowie die Zufriedenheit des Kunden mit der abgelieferten Arbeit sollte man sich vom Auftraggeber unbedingt schriftlich geben lassen (und aufbewahren). Besonders wichtig: Die Abnahme von Handwerksleistungen durch den Auftraggeber ist ein Muss, damit die Rechnung dafür fällig wird! 5.) Mit der Buchhaltung auf dem Laufenden sein und nach Fälligkeit der Rechnung offene Forderungen sofort freundlich, aber unmissverständlich anmahnen oder an die Zahlung erinnern. Durchgängig dann bei einer Formulierung bleiben. Zwei bis drei Mahnungen im Abstand von 7-10 Tagen sind üblich.
6.) Unbedingt Verzugsschaden geltend machen, zu dem auch u.a. Inkassokosten gehören. Zahlungsverzug des Kunden ist dafür zwingende Voraussetzung. Spätestens mit Eintreffen einer Mahnung beim Schuldner tritt in der Regel der Zahlungsverzug ein. 7.) Der von der Europäischen Zentralbank halbjährlich festgesetzte Basiszinssatz ist die Berechnungsgrundlage für Verzugszinsen. Diese sollte man vom Schuldner verlangen. Für Unternehmer-Schuldner gelten andere Zinssätze als für Privatpersonen. 8.) Neben Verzugszinsen empfinden manche die Mahnkosten vielleicht auch als ‚Mist‘. Aber Kleinvieh macht bekanntlich viel Mist. Also sollte man sich auch seine Mahnkosten ersetzen lassen. Ohne Einzelnachweis werden häufig Pauschalen zwischen 1,00 € und 5,00 € pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung gerichtlich anerkannt. 9.) Kompetente Hilfe sollte man in Anspruch nehmen, bevor ‚das Kind in den Brunnen zu fallen droht‘. Dumm ist nicht der, der Hilfe in Anspruch nimmt, sondern der, der seine Fähigkeiten überschätzt. 10.) Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides besser nur mit Hilfe eines Rechtsdienstleisters, denn dabei gibt es zu Vieles zu beachten. Beim Auto wechselt man ja heute auch nur noch allenfalls Reifen selbst, an die kniffelige, ausgefeilte Elektronik wagt sich heute aber auch wohl kaum noch ein Laie.
Abschließend kann ich jedem nur raten, konsequent und zügig bei offenen Forderungen zu reagieren. Man tut sich mit klaren Strukturen nicht nur selbst einen Gefallen, sondern signalisiert nach außen Stabilität, Kompetenz und Verlässlichkeit. Gute Kunden schätzen das und Schuldnern werden Grenzen aufgezeigt. Eigenverantwortung wahrnehmen und nutzen!