Sorgfalt und Genauigkeit bei der Annahme und Abwicklung von Aufträgen sind im Geschäftsalltag unabdingbar aber leider nicht die Regel. Nicht selten ist der Ursprung später auftretender Probleme schon in der Art der Auftragsannahme begründet. Oft werden wesentliche Daten zum Bestellenden nicht abgefragt und/oder gar zum Auftraggeber nicht erfasst, sollte der Bestellende nur im Auftrag für diesen Dritten handeln. Werden später jedoch Mängel eingewandt, wird der Erhalt von Ware oder gar die Bestellung bestritten, rächt sich diese Nachlässigkeit u. U. bitter. Sobald bekannt ist, dass eine Bestellung für einen Dritten erfolgt, sollte man hellhörig werden und besonders achtsam handeln. Selbst wenn einem die bestellende Person bekannt ist, sollte man sich eine Vollmacht vorlegen lassen und darüber hinaus die persönlichen Daten des Bestellenden sowie von dessen Auftraggeber notieren, zumal sich die Bestell- und die Rechnungsadresse unterscheiden dürften. Liegt die Vollmacht eines Dritten vor, besteht auch die Forderung gegen ihn. Liegt jedoch keine Vollmacht vor, durfte der Bestellende also keinen Auftrag für einen Dritten erteilen, so haftet er nach §179 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) als vollmachtloser Vertreter auf Erfüllung oder Schadensersatz.
Als Unternehmer ist man nicht dazu verpflichtet, die Rechnung plötzlich, wenn man darum gebeten wird, auf einen Dritten auszustellen, da die Bestellung ja nicht im Namen eines Dritten erteilt wurde. Kommt man der Bitte jedoch nach, würde ich immer raten, ein Begleitschreiben beizufügen, indem man darauf hinweist, dass die Rechnung auf Wunsch neu ausgestellt wurde. Wichtig ist hierbei die Dokumentation aller wichtigen Daten zum Vertragspartner, denn zahlt der Dritte die Rechnung nicht, sollte bzw. kann ich mich als Unternehmer wieder an den Vertragspartner wenden. Nicht selten kommt es auch vor, dass ein Firmenmitarbeiter Ware bestellt, ohne dazu befugt zu sein. Solange eine Genehmigung der Bestellung seitens der Firma nicht vorliegt, ist der Vertrag schwebend unwirksam. Erfolgt auch auf Nachfrage keine (nachträgliche) Genehmigung, kann man als Auftragnehmer vom Mitarbeiter gemäß § 179 BGB die Erfüllung des Vertrages oder Schadensersatz verlangen. War sich der Mitarbeiter nicht bewusst, keine Vertretungsmacht zu besitzen, muss er nur den so genannten Vertrauensschaden zahlen. Einen Anspruch an den Mitarbeiter auf Vertragserfüllung hat der Auftragnehmer jedoch nicht.
Auch die Rechnungstellung bei Bestellung eines Handwerkers z. B. im Rahmen eines Mietverhältnisses kann u. U. problematisch sein. Ist bereits bei der Beauftragung zu erkennen, dass es um eine Reparatur in einem Mietobjekt geht und ein Mieter eine Leistung in Auftrag gibt, sollte unbedingt Rücksprache mit dem Vermieter gehalten werden. Hier dringend geboten, alle Daten, sowohl von besagtem Mieter als auch vom Vermieter zu erfassen und vom Vermieter zusätzlich eine schriftliche Kostenübernahme einzuholen. Genauso ist auch bei einer zwischengeschalteten Hausverwaltung zu verfahren. Der Rechnungsempfänger sollte vorher bekannt und möglichst schriftlich bestätigt sein. Und eines noch: Ist ein eingewandter Mangel schon vor der Rechnungsstellung geltend gemacht worden, ist zu empfehlen, diesen zunächst zu prüfen, ggf. nachzubessern oder ihn zurückzuweisen. Bei einer erhobenen Mängelrüge sollte die Rechnung nicht einfach ohne Sachverhaltsprüfung an den Vertragspartner gesendet werden. Dies sollte erst nach Erledigung (s.o.) geschehen. Ich kann immer wieder nur raten, über die Freude, einen Auftrag bekommen zu haben, die nötige Sorgfalt beim schriftlichen Erfassen aller relevanten Daten nicht zu vergessen. Falsche Scham besonders vielleicht alten Kunden gegenüber ist völlig fehl am Platz. Dies erspart einem (und nebenbei ja auch den alten Kunden) viel Ärger und unnötige Probleme!
Mehr dazu: https://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/wer-die-musik-bestellt-muss-auch-bezahlen.html