Sicher wäre es jedem Unternehmer am liebsten, wenn er sofort nach Lieferung oder Leistungserbringung sein Geld bekäme. Leider entspricht das bekanntermaßen nicht der Realität und auch nicht, dass zuverlässig zu einem gesetzlich oder vertraglich und nach dem Kalender bestimmbaren, schlussendliche vereinbarten Termin gezahlt wird, wenn sogar überhaupt.
So ein Kundenverhalten ist ärgerlich, raubt Zeit, Nerven und Geld und kann nach meinen Erfahrungen bei einigen Unternehmen auch die eigene Liquidität gefährden. Will man als Unternehmer den Forderungseinzug um der eigenen Nerven willen dann aber an einen Rechtsdienstleister abgeben, ist man gut beraten, erst noch einmal zu überprüfen, ob der Kunde auch wirklich in Zahlungsverzug ist. Denn dieser Zahlungsverzug, um auf die eingangs gestellte Frage zurückzukommen, ist die Voraussetzung dafür, dass man als Gläubiger einen Anspruch auf den Ersatz des entstehenden bzw. entstandenen Verzugsschadens hat. Und dazu gehören z. B. neben Verzugszinsen und Mahnkosten eben auch die Kosten für die Einschaltung eines Rechtsdienstleisters wie eines Rechtsanwalts oder eines Inkassounternehmens.
Zu prüfen ist also, ob der vertraglich vereinbarte oder der im Gesetz festgeschrieben Zahlungstermin überschritten wurde und damit die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Wenn dem so ist, kann und sollte der Kunde gemahnt werden. Gemahnt werden kann nämlich erst, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Mit dem Zugang einer Mahnung des Gläubigers, in der der Kunde unmissverständlich zur Zahlung der fälligen Rechnung aufgefordert wird, kommt dieser in Verzug.
Der Kunde könnte auch durch eine mündliche Mahnung, Aug in Aug oder telefonisch, in Zahlungsverzug gesetzt werden. Ich sage ausdrücklich ‚könnte‘, denn diese Vorgehensweise würde ich eher nicht empfehlen. Sie ist u. U. nicht oder nur äußerst schwierig nachzuweisen. Da es nach meiner Erfahrung nicht selten vorkommt, dass nach dem Erhalt einer Mahnung vom Kunden gern einmal bestritten wird, überhaupt jemals eine Rechnung erhalten zu haben, sollte man ihm durch umsichtiges Handeln im Vorfeld erst gar keine Gelegenheit dazu geben.
Dafür kann man z. B. prima die Errungenschaften der Technik nutzen. So kann die Rechnung schon vor dem Postversand an den Kunden gefaxte werden, wobei das Faxprotokoll unbedingt aufzubewahren ist. Die Rechnung kann vorab aber auch per Mail versandt werden, wobei dann die entsprechende Dokumentation des getätigten Versandes ebenfalls aufzubewahren ist. Der Postversand der Rechnung kann darüber hinaus per Einschreiben mit Rückschein oder als Einwurf-Einschreiben stattfinden oder die Rechnung kann vor Zeugen auch persönlich übergeben werden.
Wem das zu „kleinkrämerisch“ vorkommt, sollte bedenken, dass nur eine dem Kunden nachweislich zugegangene Rechnung fällig werden kann. Ihre Fälligkeit wiederum ist Voraussetzung für eine gültige Mahnung, und diese ist wiederum Voraussetzung dafür, dass ein Kunde in Verzug gerät und man ein Anrecht auf die Erstattung eines eventuellen Verzugsschadens hat. Vorsicht ist also nicht nur die ‚Mutter der Porzellankiste‘, sondern sollte es auch allen unternehmerischen Handels sein. Dann hat man die besten Chancen, sich eine positive Geschäftsrealität (s.o.) zu schaffen und, sollte das doch nicht ganz gelingen, zumindest nicht auf einem eventuellen Schaden sitzen zu bleiben.
weitere Infos unter: http://www.bremer-inkasso.de/deutsch/aktuelles/kunden-in-zahlungsverzug-setzen-aber-richtig.html